De meeste mensen bellen terwijl ze naar hun scherm kijken. Tussendoor lezen ze een mail, klikken op een bericht of bladeren door een document. Het gesprek krijgt zo nooit je volle aandacht, en je ogen krijgen geen rust. Er is een eenvoudige oplossing: neem je gsm of headset mee en voer het gesprek ergens anders, weg van je bureau en je scherm.
Een andere plek kiezen
Kies een plek waar je rustig kunt praten. Een lege vergaderzaal, de gang, de tuin of een bankje voor het gebouw komen in aanmerking. Loop er rustig naartoe en neem alleen mee wat je nodig hebt: je gsm, een blocnote en een pen. Laat je laptop achter. Zo vermijd je de verleiding om even snel je mail te bekijken terwijl de ander aan het woord is.
Zorg dat je onderweg niets belangrijks vergeet. Schrijf de punten die je wilt bespreken op een papiertje, zodat je niet steeds hoeft terug te grijpen naar je computer. Controleer of het bereik goed is en of niemand meeluistert. Bij vertrouwelijke gesprekken kies je een plek waar niemand je kan horen, en hang je zo nodig een bordje op de deur van de vergaderzaal.
Bellen en bewegen
Als je alleen bent, kun je tijdens het bellen wandelen. Dat is prettig, vooral bij lange gesprekken. Je hebt je handen vrij, je bent in beweging en je hoeft niet stil te zitten. Blijf wel op een veilige plek, en let op het verkeer als je buiten loopt. Merk je dat je gesprekken zo beter verlopen, maak er dan een vaste gewoonte van. Een draadloze headset maakt het comfortabel, maar dat is geen vereiste.
Werk na het gesprek meteen je notities uit, zolang je nog weet wat er besproken is. Loop terug naar je bureau, schrijf de afspraken in je agenda en stuur eventueel een korte mail ter bevestiging. Zo heb je een duidelijk begin en einde, en heb je het gesprek echt gevoerd zonder er iets anders bij te doen. Je ogen hebben even rust gehad, en dat merk je vaak aan de rest van de namiddag.
