Alla har ett sådant samtal på sin lista. Kanske gäller det en kund som är missnöjd, en leverantör som är försenad eller en kollega på en annan avdelning som väntar på ett besked. Man flyttar det från förmiddagen till eftermiddagen, och därefter till nästa dag. Under tiden tar det plats i tankarna och gör resten av arbetet lite tyngre. Ofta är själva samtalet betydligt lättare än väntan.
Förbered dig med några rader
Skriv ner två eller tre punkter på ett papper innan du ringer. Vad vill du ha sagt, och vad hoppas du få veta? Lägg pappret framför dig så att du kan titta på det om du tappar tråden. Du behöver inte skriva ett manus, bara några stödord. Det gör att du känner dig mer beredd och att du kommer ihåg att ta upp det viktigaste innan samtalet är slut.
Välj också en tid som passar. Ring inte precis före ett möte eller när du är på väg att gå hem, för då riskerar du att behöva avsluta samtalet i förtid. Se till att ha en stund utan avbrott, och stäng gärna dörren eller flytta till ett tyst rum. Reser du dig upp medan du pratar, upplever många att rösten blir lugnare och att det blir lättare att lyssna.
Under och efter samtalet
Börja med det viktigaste, säg det tydligt och sakligt, och lyssna sedan färdigt utan att avbryta. Skriv ner det som sägs, särskilt om ni kommer överens om något. Avsluta med att sammanfatta vad ni har bestämt, så att båda vet vad som gäller. Om samtalet blir svårt kan du be att få återkomma senare, och det är fullt okej.
När du har lagt på, skicka gärna ett kort mejl med det ni kom överens om. Det tar bara någon minut och sparar många missförstånd. Ge dig sedan själv en liten belöning, till exempel en kort promenad eller en kopp te. Nästa gång du ser ett obekvämt samtal på listan blir det lättare att ta det direkt, eftersom du vet att det oftast går bättre än du trodde.
