Zwei Aufgaben können gleich lang dauern und einen doch ganz verschieden zurücklassen. Nach der einen fühlst du dich zufrieden und bereit für mehr, nach der anderen bist du leer und brauchst eine Pause. Wer das bemerkt, kann seinen Arbeitstag klüger einteilen. Es geht nicht darum, nur noch Angenehmes zu tun, sondern darum, die Reihenfolge und die Pausen bewusst zu wählen. Dafür genügen ein paar Wochen genaues Hinschauen. Beginne mit kleinen Änderungen, denn schon eine verschobene Aufgabe kann den Nachmittag spürbar leichter machen.
Beobachten und aufschreiben
Führe eine Woche lang eine kleine Liste. Notiere am Ende jeder grösseren Aufgabe in einem Satz, wie du dich jetzt fühlst: eher munter oder eher müde. Ein Plus oder ein Minus daneben genügt. Nach einer Woche siehst du Muster. Vielleicht geben dir Telefonate Schwung, während lange Tabellen dich auslaugen. Oder es ist umgekehrt, und Gespräche kosten dich Kraft, während du beim Schreiben aufblühst.
Schau auch auf die Umstände. Manche Aufgaben ziehen Kraft, weil sie unklar sind, weil du dabei ständig unterbrochen wirst oder weil du sie schon lange vor dir herschiebst. Dann liegt es nicht an der Aufgabe selbst, sondern an den Bedingungen, und die lassen sich oft ändern. Suche eine ruhige Ecke, stelle das Telefon lautlos oder zerlege die Aufgabe in kleine Schritte, die du nacheinander abhaken kannst.
Den Tag danach ordnen
Lege die Aufgaben, die dir Energie geben, gezielt an die Stellen im Tag, wo du sie brauchst, etwa nach dem Mittagessen oder nach einem langen Sitzungsblock. Die anstrengenden Aufgaben planst du dorthin, wo du dich am wohlsten fühlst, und schiebst nach ihnen eine kurze Pause ein. Mit der Zeit entsteht ein Tag, der sich nicht mehr wie ein Berg anfühlt, sondern wie eine Folge von machbaren Etappen.
Besprich das Ergebnis auch mit deinem Team. Vielleicht gibt es jemanden, dem gerade die Aufgabe liegt, die dich Kraft kostet, und umgekehrt. Ein Tausch kann beiden nützen. Wenn du selbst entscheiden kannst, was du wann machst, hast du viel in der Hand. Wenn nicht, hilft dir das Wissen trotzdem, Pausen gezielt einzuplanen und dich nicht zu ärgern, wenn ein Tag einmal anders verläuft als geplant.
