Kun työpäivä alkaa, avataan usein ensimmäisenä sähköposti tai kansio, ja ajatukset lähtevät kulkemaan muiden asioiden mukana. Toinen tapa on ottaa ensin esiin paperi ja kynä. Kirjoita tai piirrä ylös, mitä tehtävässä oikeastaan pitää saada aikaan. Näin ajatus pysyy sinun omanasi, eivätkä näytön ilmoitukset sekoita sitä.
Aloita yksinkertaisesti
Jos ajatukset tuntuvat sekavilta, kirjoita ensin kaikki mieleen tulevat asiat ilman järjestystä. Kirjoita sitten paperin yläreunaan yksi lause siitä, mitä tehtävä koskee. Sen alle listaa asiat, jotka sinun täytyy tehdä, ja järjestä ne sitten. Tässä vaiheessa ei tarvitse olla siisti. Nuolet, rastit ja yliviivaukset kuuluvat asiaan. Kun näet kaiken yhdellä sivulla, huomaat helposti, mikä on olennaista ja mikä voi odottaa.
Jos tehtävä on monimutkainen, piirrä siitä kuva. Laatikot ja viivat auttavat hahmottamaan, miten osat liittyvät toisiinsa. Se toimii hyvin esimerkiksi raportin rakenteessa, aikataulussa tai työn vaiheiden suunnittelussa. Kuvasta on myös helppo kertoa muille, ja jos joku kysyy, voit näyttää sivun saman tien.
Valitse sopiva paperi ja kynä. Iso lehtiö on parempi kuin pieni lappu, koska siihen mahtuu enemmän ja voit levittää ajatukset koko sivulle. Kynä, joka kulkee helposti, tekee kirjoittamisesta mukavampaa, ja kaksi eri väriä auttaa erottamaan pääasiat sivuasioista. Jos työpöydällä on liikaa tavaraa, siirrä osa syrjään, jotta paperille jää tilaa. Mitään erikoista ei tarvitse ostaa, sillä tavallinen vihko riittää hyvin.
Mene sitten näytön ääreen
Kun suunnitelma on valmis, käynnistä tietokone ja aloita ensimmäisestä kohdasta. Pidä paperi vieressä, jotta voit rastittaa tehdyt asiat. Se antaa pienen onnistumisen tunteen ja pitää jatkon selvänä. Jos vastaan tulee jotain yllättävää, kirjoita se paperille ja palaa siihen myöhemmin sen sijaan, että jäisit pohtimaan sitä heti.
Paperi on myös hyvä tauko silmille. Kun istut hetken kynä kädessä, et tuijota näyttöä. Voit istua toisessa paikassa, vaikka kahvihuoneessa tai neuvotteluhuoneessa, ja tehdä ajatustyön siellä. Kun palaat, sinulla on selkeä suunta, ja tuntuu siltä, että olet jo aloittanut. Pidä vihko ja kynä aina työpöydällä, niin tapa muuttuu vähitellen itsestään selväksi.
