Joskus työ pysähtyy, koska joku muu ei ole vielä tehnyt osuuttaan. Odotat vastausta, tavaroita, päätöstä tai sitä, että järjestelmä toimii taas. Tuntuu turhauttavalta istua kädet ristissä, mutta yhtä turhauttavaa on keksiä kiireellistä tekemistä vain tekemisen vuoksi. Sen sijaan voit käyttää odotusajan viisaasti.
Pieniä asioita, jotka jäävät aina tekemättä
Pidä mielessäsi lyhyt lista tehtävistä, jotka eivät ole kiireellisiä mutta jäävät aina väliin. Tiedostojen järjestäminen, työpöydän siivous, vanhojen viestien läpikäynti ja muistiinpanojen puhtaaksikirjoitus sopivat hyvin odotusajalle. Kun lista on käyty läpi, hyvä olo tulee siitä, ettei aika mennyt hukkaan.
Jos odotus on lyhyt, älä aloita mitään suurta. Valitse jotain, minkä voi jättää kesken hetkessä, kuten sähköpostin siivous, kalenterin tarkistus tai työpöydän pyyhkiminen. Kun työ taas jatkuu, voit siirtyä siihen ilman hankalaa keskeytystä. Suuri ja monimutkainen tehtävä kannattaa jättää sille hetkelle, jolloin sinulla on rauhaa ja aikaa viedä se loppuun asti.
Voit myös oppia jotain uutta. Lue ohje, jonka olet merkinnyt luettavaksi, tai kysy kollegalta, miten jokin asia hoidetaan. Odotusaika on hyvä hetki tutustua muihin osastoihin ja kysyä, millaista heidän työnsä on. Kun työ taas jatkuu, tiedät hieman enemmän kuin aiemmin.
Muista tauko
Jos odotus on pitkä, se on hyvä hetki tauolle. Nouse ylös, käy ulkona, hae kahvia tai kävele käytävän päähän. Silloin ei tarvitse tuntea huonoa omaatuntoa, koska työ ei kuitenkaan etene. Kerro kollegalle, että olet hetken poissa, ja pidä puhelin mukana, jotta sinut tavoittaa, jos tilanne muuttuu.
Pidä yhteyttä myös siihen, jota odotat. Lähetä ystävällinen muistutus tai kysy, milloin voit odottaa vastausta. Näin tiedät, kuinka pitkään joudut odottamaan, ja voit suunnitella aikasi sen mukaan. Kun työ lähtee liikkeelle, olet valmis, eikä sinun tarvitse aloittaa tyhjästä. Kirjoita ylös, mitä olet odottamassa ja keneltä. Lista auttaa muistamaan, mitä pitää seurata, eikä mikään jää roikkumaan. Merkitse jokainen kohta, kun se on tullut, ja kiitä ystävällisesti, kun saat vastauksen. Odotusaika on myös hyvä tilaisuus kysyä kollegalta, tarvitseeko hän apua jossakin.
